facebook adres e-mail telefon

Jak szybko i skutecznie wymienić sprzęt IT w firmie lub wdrożyć nowe usługi

Według analiz firmy Intel, nowy sprzęt bazujący na procesorach Intel Core szóstej generacji, zapewnia 2,5 razy wyższą wydajność w porównaniu z pięcioletnim pecetem oraz wydajnie mniejszy pobór prądu. Praktycznie wszystkie technologie wykorzystywane w ich budowie uległy głębokim modyfikacjom albo opracowano je od nowa. Oczywiście nikt nie kupuje komputera, routera, czy drukarki na zawsze. Jasne jest, że wcześniej czy później wymienimy sprzęt na nowszy, ładniejszy, wydajniejszy – lepszy. Coraz więcej osób podejmujących decyzje IT w małych i średnich przedsiębiorstwach ma świadomość tego, że zakup nowego sprzętu nie jest chwilowym kaprysem – decyzja ta wpływa w olbrzymim stopniu na procesy biznesowe, wiąże się z oszczędnością czasu i pieniędzy oraz ze wzrostem wydajności.

Firma badawcza PMR prowadzi cykliczne badania zasobów teleinfomatycznych polskich przedsiębiorstw. Według niej średni czas używania komputerów stacjonarnych w dużych przedsiębiorstwach wynosi około 5 lat. Bardzo podobny jest w grupie małych i średnich przedsiębiorstw. Z laptopów korzysta się przeciętnie nie dłużej niż przez 4 lata. Te same badania dowodzą, że zdecydowana większość (trzy czwarte) dużych firm w Polsce korzysta z pomocy zewnętrznych firm w celu pozyskania wsparcia technicznego w zakresie serwisu i utrzymania sprzętu lub oprogramowania – czy warto iść tą drogą, czy też może lepiej przeprowadzić proces wymiany sprzętu bez angażowania zewnętrznych dostawców usług IT?

Technologiczna rewolucja

Skok technologiczny w informatyce jest ogromny, jednak na zużycie podzespołów nie ma rady. Przykładowo w dyskach twardych starszych niż trzyletnie mocno wzrastają szanse na pojawienie się błędów, które mogą prowadzić do utraty danych. Taki dysk jest dziesięć razy bardziej podatny na awarię, a poza tym po wystąpieniu pierwszego błędu w ciągu 60 dni ma on 39 razy większe szanse na uszkodzenie niż taki, którego skanowanie zakończyło się bezbłędnie. Na awarię narażone są też płyty główne i zasilacze – głównie z powodu uszkodzeń kondensatorów – oraz pamięci RAM. Te ostatnie cierpią najczęściej z powodu kurzu gromadzącego się we wnętrzu obudowy.

Na przestrzeni lat poszczególne podzespoły są udoskonalane i dostosowywane do potrzeb współczesnych użytkowników. Szósta generacja procesorów Intela łączy ze sobą dwa podstawowe trendy, obserwowane w branży informatycznej – miniaturyzację wraz ze wzrostem wydajności. Co dają komputerom? Na przykład to, że mogą być naprawdę smukłe (nawet 13mm grubości!) i lekkie. Potrafią przy tym o wiele więcej niż laptopy sprzed 5 lat. Użytkownicy biznesowi mogą korzystać ze zintegrowanej grafiki Intel Iris w procesorach szóstej generacji - Intel Iris Graphics to technologia, która dostarcza nowych doświadczeń wizualnych bez konieczności instalowania karty graficznej.

Ważnym argumentem przemawiającym za nowymi komputerami jest fakt, że zużywają one kilkukrotnie mniej energii. Nie są to może wartości do zauważenia przy eksploatacji dwóch, trzech jednostek, jednakże przy większej liczbie maszyn będzie można odczuć oszczędności w rachunkach.

Jednocześnie cały czas mamy do czynienia ze spadkiem cen podzespołów, peryferiów oraz samych komputerów. Kupujący płacą mniej więcej tyle samo, co za poprzedni komputer kilka lat temu, teraz dostając sprzęt o wiele nowocześniejszy. Dodatkowo jeśli firma korzysta z leasingu, to zamiast wykupywać przestarzałe jednostki na koniec okresu wynajmu może skorzystać z tej formy kredytowania raz jeszcze i wybrać nowoczesny sprzęt.

Wymiana sprzętu – konieczność czy kaprys?

I tu docieramy do sedna problemu. Przedsiębiorcy powinni uświadomić sobie to, że wymiana sprzętu to nie tylko koszt ani tym bardziej realizacja chwilowego kaprysu. To długofalowa inwestycja. Intel opracował narzędzie o nazwie Business Client Refresh ROI Estimator (ROI, czyli return over investment lub po polsku zwrot z inwestycji) – pokazuje ono, ile można zyskać, kupując nowy sprzęt oraz kiedy to się najbardziej opłaci.

Weźmy prosty przykład. Przedsiębiorca zamierza sprzedawać nowoczesne monitory LED w cenie 1200 zł za sztukę. Koszt zakupu i sprowadzenia jednego od producenta wynosi 800 zł, do tego przedsiębiorca zdecydował się na reklamę w sieci, która kosztuje 6000 złotych. Reklama zadziałała i handlarz sprzedał 100 monitorów. ROI w przypadku tej inwestycji wyniesie (1200x100 – (800x100 + 6000)) / (800x100 + 6000) = 39,5%.

Co w momencie, w którym przedsiębiorca jest przekonany do pomysłu zainwestowania w nowy sprzęt? Proces wymiany sprzętu i oprogramowania powinien rozpocząć się od planowania. Warto określić oczekiwania odnośnie nowych urządzeń. Istotne jest też określenie budżetu i wybór oprogramowania. Wymiana urządzeń w przedsiębiorstwie wiąże się również z przeniesieniem istniejących danych z komputerów pracowników czy serwerów firmowych. To dodatkowe zadanie jest bardzo ważne, jeśli nie najważniejsze, ponieważ same dane są często cenniejsze od sprzętu.

Pozostaje także ważna decyzja dotycząca tego, komu powierzyć wymianę sprzętu w firmie – czy robić to na własną rękę, przy pomocy wewnętrznego specjalisty lub działu IT, czy też wynająć usługodawców? Trudno odpowiedzieć jednoznacznie, gdyż w istocie jest to bardziej pytanie o idee czy podejście do biznesu, niż o najlepszy sposób postępowania. Dla jednego taniej jest mieć sprzęt objęty zewnętrznym serwisem i nie zatrudniać czy nie angażować do tego swoich ludzi, inny woli trzymać własny sprzęt i zajmować się jego serwisem we własnym zakresie.

Często przeprowadzenie tego procesu powierzane jest pracownikom wewnętrznego działu IT lub członkom kadry zarządzającej. Wydaje się, że w niedużych firmach wymiana komputerów może być dość uciążliwa i przysparzać wielu problemów. Sporządzenie kosztorysu, wybór odpowiedniego sprzętu i oprogramowania to jednak zadania, które mogą znacznie wykraczać poza kompetencje tych osób.

Powszechnym trendem jest to, że całością procesów biznesowych w małym/średnim przedsiębiorstwie zarządza właściciel. A przecież nie musi być on fachowcem od komputerów, co więcej, nie musi orientować się w najnowszych rozwiązaniach dostępnych na rynku. W efekcie końcowy wynik operacji może znacząco odbiegać od oczekiwań. Może warto w takich sytuacjach modernizację sprzętu komputerowego warto polecić firmie zewnętrznej.

Profesjonaliści w akcji

Takie podejście wybiera wielu przedsiębiorców. Jak pokazują badania PMR zdecydowana większość (90 proc.) dużych firm w Polsce korzysta z usług oferowanych przez zewnętrzne firmy świadczące usługi IT. Trzy czwarte dużych firm korzysta z pomocy zewnętrznych firm w celu pozyskania wsparcia technicznego w zakresie serwisu i utrzymania sprzętu lub oprogramowania (72 proc.). Ponad połowa firm korzysta z zewnętrznej pomocy w celu wdrożenia lub rozwijania posiadanego oprogramowania (60 proc.). Co drugie duże przedsiębiorstwo zamawia szkolenia z zakresu IT w zewnętrznych firmach (48 proc.).

Jeśli jednak zdecydujemy, że komputery mamy wymienić własnymi siłami, należy liczyć się z tym, że musimy zaangażować pracowników w przenoszenie i instalację nowego sprzętu. Pracownicy, zamiast wykonywać swoją pracę, pochłonięci są wdrażaniem nowych urządzeń. Takie przerwy generują niepotrzebne koszty i zakłócają ciągłość funkcjonowania organizacji.

Według zwolenników usług zewnętrznych, aby uniknąć podobnych sytuacji, wystarczy nawiązać współpracę ze specjalistyczną firmą, która zajmie się wymianą komputerów od początku do końca. Dodatkowo firmy usługowe, które profesjonalnie zajmują się wdrożeniami, zwykle mają już wypracowane pewne rozwiązania systemowe, które znacznie usprawniają cały proces. Począwszy od utylizacji starego sprzętu, po uruchomienie gotowego do pracy stanowiska, wszystko przebiega według bardzo szczegółowego planu. Dowozem sprzętu do klienta wraz z instalacją, zajmują się specjalnie przeszkoleni technicy.

Wybór ścieżki wymiany sprzętu komputerowego jest indywidualną kwestią. Jedni przedsiębiorcy zaufają swoim kompetencjom, inny zlecą usługi. Jednakże i jedni i drudzy powinni podczas wykonywania zadań związanych ze zmianą i wdrożeniem nowego sprzętu IT, pamiętać, że najważniejsze jest wstępne przemyślenie i zaplanowanie prac, a przede wszystkim dobre zarządzanie procesem. Niezależnie od wybranego modelu jedno jest pewne – regularna wymiana komputerów firmowych jest inwestycją, która po prostu się opłaca.

Źródło: money.pl

Masz pytania? Napisz do nas!

Wyślij wiadomość